Regler for GPS sporing

GPS-trackere og sporing af firmabiler og medarbejdere er en realitet. Det har mange fordele for virksomheden og kan være med til at optimere virksomhedens drift. Men sporingen har også en bagside. Det kan nemlig opfattes som overvågning og kontrol af medarbejderne. Hvis du som arbejdsgiver overvejer for eksempel at placere GPS-trackere i dine firmabiler, så er det vigtigt, at du kender de regler, der gælder på området.

Tjek persondataloven

Det er kun lovligt at overvåge dine medarbejdere, hvis de er gjort bekendt med overvågningen, og hvis overvågningen opfylder de gældende regler. I persondataloven er der blandt andet beskrevet nogle regler i forhold til GPS sporing af medarbejdere. En vigtig ting, du skal være opmærksom på, er, at der skal være en saglig relevant begrundelse for overvågningen og de data som indsamles via sporingen af medarbejderne må kun bruges i forhold til denne begrundelse. I persondataloven er der oplistet følgende regler, der skal overholdes, hvis man vil indsamle data ved hjælp af GPS:

• Dataene skal behandles efter god databehandlingsskik
• Formålet med indsamlingen af oplysninger skal være sagligt og angivet på forhånd. Oplysningerne må kun bruges til de formål, der er angivet.
• Det er kun lovligt at indsamle oplysninger, som er relevante i henhold til formålet.
• Der skal ske en ajourføring af oplysningerne og deres rigtighed skal sikres.
• De indsamlede oplysninger må ikke opbevares længere end nødvendigt set i forhold til det beskrevne formål.

Ud over det ovenstående skal minimum en af følgende betingelser være opfyldt:

• Den der overvåges skal have accepteret overvågningen.
• Behandlingen udføres på grund af en aftale, der involverer den overvågede.
• Behandlingen udføres på baggrund af den dataansvarliges retlige forpligtelse.
• Behandlingen udføres, fordi det er i samfundets tjeneste.
• Behandlingen udføres for, at den dataansvarlige kan undersøge en berettiget sag. Med mindre at hensynet til ham eller hende, der overvåges ikke overstiger sagen.

Varsling

Opfyldes de ovennævnte betingelser, kan man sætte en lovlig overvågning i gang ifølge persondataloven. Vær dog opmærksom på at den under normale omstændigheder skal varsles seks uger i forvejen. Kun hvis der er usædvanlige omstændigheder, der gør, at en overvågning kan begrundes i driftsmæssige omstændigheder af alvorlig karakter, eller hvis hele formålet med overvågningen ellers er omsonst, kan en lovlig overvågning sættes i gang med et betydeligt kortere varsel og ingen medarbejderinformation. Naturligvis skal medarbejderne så informeres hurtigst muligt efter, at overvågningen er trådt i kraft. Hvis en virksomhed undlader at følge reglerne for overvågning kan sagen behandles fagretligt.

Retningslinjer fra LO og DA

Ud over reglerne for overvågning i persondataloven har Dansk arbejdsgiverforening (DA) og Landsorganisationen i Danmark (LO) også en mening om, hvordan overvågning af medarbejdere skal gribes an. Derfor har de lavet en samarbejdsaftale og udarbejdet nogle retningslinjer for området. I aftalen peger LO og DA på virksomhedens samarbejdsudvalg som dem, der skal udarbejde de principper, som virksomheden skal benytte, når den skal indsamle, opbevare og benytte persondata.

Involver medarbejderne

LO og DA har også lavet en aftale, der går specifikt på kontrolforanstaltninger som dækker brugen af GPS. Deres anbefaling går på, at det er vigtigt at involvere virksomhedens medarbejdere så meget som muligt i, i hvor høj grad kontrollen med GPS må anvendes. Gribes det an på den rigtig måde, kan det få medarbejderne til at tage ejerskab for formålet med GPS overvågningen og ikke føle at fokus er på en direkte kontrol af deres arbejdsindsats.

Betingelser der også skal opfyldes

LO og DA kan ikke bestemme om medarbejderne skal involveres, men uanset skal de følgende betingelser være opfyldt for at overvågningen anses som lovlig.

• Der skal være en driftsmæssige og saglig begrundelse for overvågningen.
• Der skal være et fornuftigt formål med overvågningen.
• Lønmodtagerne må ikke lide tab forårsaget af overvågningen.
• Overvågningen må ikke være årsag til store ulemper for lønmodtagerne.
• Det anvendte kontrolmiddel skal være rimeligt i forhold til kontrollens formål.